Progettare il post smart working

Progettare il post smart working

Una delle conseguenze della prossima fine dello Stato di Emergenza riguarda la possibilità di prendere delle decisioni relative all’organizzazione del lavoro. Ci riferiamo a un aspetto che ha caratterizzato questi ultimi mesi: lo smart working.

Un modo di operare che ha avuto effetti positivi su molti piani. Ha certamente contribuito alla lotta al virus. Ha permesso a molte famiglie di trovare un equilibrio tra questo modo di lavorare e la gestione della Didattica a Distanza dei figli. Questo spiega il vasto gradimento che tante indagini stanno evidenziando a favore del mantenimento dello smart working anche per il futuro. Agli interrogativi già posti in un post precedente, desideriamo porre l’attenzione sull’eventuale ritorno in presenza dallo smart working. Nello specifico desideriamo soffermarci sul tema della ricomposizione dei gruppi di lavoro. Tema che occorre affrontare per rendere questo ulteriore passaggio utile per l’essenziale benessere del personale.

Chi rientra

La decisione relativa a quali collaboratori sono chiamati a rientrare nel luogo di lavoro deve essere la più condivisa possibile. Questo per evitare conflitti interni o dare l’impressione di creare disparità. Vi saranno, infatti, collaboratori che attendono positivamente questa decisione e altri che preferiscono continuare a lavorare da casa.

Come si rientra

Il lavorare a distanza ha, di fatto, minato la compattezza dei gruppi di lavoro. Una compattezza che non avviene solo perché i collaboratori si ritrovano all’interno di uno stesso ambiente. Lavorando da casa sono venuti a mancare tanti piccoli segnali e rituali che caratterizzano il funzionamento del gruppo stesso. Piccoli strumenti però di grande importanza: dalla pausa caffè, ai momenti di incontro informali. Si tratta di momenti che segnalano non solo il legame all’interno del gruppo, ma che aiutano a risolvere anche tante piccole difficoltà e incomprensioni tra le persone.

Incomprensioni che la formula del lavoro a distanza può aver accresciuto. Le video conferenze non permettono quelle essenziali fasi di rapporto informarle che precedono e seguono ogni riunione in presenza. Per non dimenticare come le comunicazioni via mail, pur scritte con le migliori intenzioni, possano risultare spesso di difficile comprensione e di facile fraintendimento. In questo contesto ci riferiamo al fatto che parole o frasi, poco significative per chi le scrive, possono creare reazioni negative in chi legge. Il tutto con una scarsa possibilità di comprensione più chiara. Sappiamo tutti come una frase acquisti il suo significato non solo per le parole che contiene, ma anche per il modo con il quale sono pronunciate.

Alcune attenzioni

Se, come riteniamo, l’equilibrio e il benessere del gruppo di lavoro è un valore per l’azienda, i due aspetti sopra segnalati vanni affrontati.

In primo luogo con un’opera di chiarezza e condivisione relativa alla scelta di chi rientra e chi rimane in smart working. Programmando modalità e anche riti di rientro che siano finalizzati a favorire, con il tempo necessario, la ricucitura delle relazioni tra i collaboratori.

Si tratta di progetti da focalizzare azienda per azienda, ma che nella nostra esperienza possono e devono essere messi in programma per un equilibrato futuro dell’azienda stessa.

Consenso

Consenso

Uno dei pensieri più infelici che possiamo fare concludendo una riunione consiste nel pensare che se nessuno dice nulla significa che c’è un consenso con quanto abbiamo detto. Una sorta di silenzio assenso: quello che spesso chiamiamo appunto “silenzio assenso”.

La trappola del consenso

In questo modo si compie però una sostanziale confusione con quella che è una regola amministrativa. Una regola secondo la quale la mancata risposta a un’istanza, da parte di una specifica e ben identificata autorità, va intesa come accoglimento della stessa.

Applicare questa regola amministrativa alle relazioni tra le persone comporta un grave errore cognitivo. Questo perché è sbagliato concludere che il silenzio significhi consenso con le cose che diciamo o con le conclusioni che abbiamo appena proposto.

A volte riusciamo a essere ancora più raffinati, arrivando a pensare che gli altri non dicono nulla perché le nostre argomentazioni sono state così efficaci, che nessuno trova modo di controbatterle.

Le cose però non stanno per nulla così. Il silenzio è solo silenzio e nasconde molte cose.

Può nascondere un profondo dissenso. Il fatto che gli altri ritengono che le nostre argomentazioni sono così deboli o, peggio, così sciocche che non vale la pena neppure di controbatterle.

Due strategie

Certamente possiamo rimediare chiedendo apertamente se ci sono osservazioni. Magari gli altri taceranno solo per far finire presto una riunione fin troppo lunga e noiosa. Ma almeno ci siamo sottratti all’errore cognitivo di credere che il silenzio sia sempre consenso.

Possiamo essere anche rigorosi, specialmente nel caso le decisioni siano importanti. Possiamo chiedere a tutti di esprimere esplicitamente le motivazioni delle loro opinioni. In questo caso il falso consenso appare più evidente: viene smascherato. Fastidioso? Sì, ma molto più utile per lo sviluppo di un progetto e per il clima del gruppo che lo deve realizzare di un consenso solo formale.

Il non verbale che conta

Il non verbale che conta

La fiducia si basa sulla coerenza tra quello che si dice e il non verbale. In particolare la mimica del volto comunica molte cose.

A riguardo due esempi: uno tratto dall’attualità e uno dalla letteratura scientifica nei quali emerge come la percezione dell’altro non si basa solo sulle parole che pronuncia.

Ne parlo in un articolo apparso su “Tag43”. Per leggerlo clicca qui

Capire un incidente

Capire un incidente

Di fronte a un incidente occorre comprenderne le cause. Facile a dirsi e difficile a farsi anche perché spesso il nostro cervello non ci aiuta. Abbiamo spesso parlato di come il nostro cervello ricerchi relazioni certe e note tra i fatti che incontra. Questa ricerca ha un grande effetto rassicurante (so cosa aspettarmi), e comporta un grande risparmio di energia mentale (pensare costa fatica). D’altra parte proprio il manifestarsi di un incidente spesso sottende a cause del tutto nuove.

Individuare una correlazione spesso funziona, come la constatazione che mettere un piede davanti a un altro permette di camminare. Vi sono, però, delle circostanze nelle quali questa ricerca ci porta a errori significativi.

Se accade A, succede B

Vediamo un esempio di questa tipologia di errore. Per un incontro importante (un esame, un lavoro, ecc.) mi sono casualmente messo in tasca un fazzoletto rosso (fatto A). L’incontro è andato bene (fatto B).

Risulta evidente che non è stato il fatto di avere in tasca un fazzoletto rosso che ha determinato la positività dell’incontro.

Ma sarò spinto a mettermi sempre in tasca un fazzoletto rosso prima di ogni incontro importante per fare in modo che anche tutti gli altri vadano bene.

Poca cosa in questo caso, ma si tratta di un errore cognitivo che può risultare molto pericoloso in altre circostanze.

 Correlazioni vere, conclusioni forzate.

 Questa tipologia di errore la commettiamo quando, a fronte di una correlazione vera, arriviamo a delle conclusioni per lo meno troppo semplici e forzate. Ma anche queste rassicuranti.

Un esempio: mi accadono troppi incidenti, tanto che la mattina sono molto preoccupato di quello che mi succederà in giornata. La preoccupazione mi sembra un dato decisivo per cui la soluzione è quella di smettere di pensarci.

 Il ruolo della superstizione.

 Questa continua ricerca di correlazioni porta anche al pensiero di matrice superstiziosa. Tipico è quanto si attribuisce una sorta di pericolosità al numero 13. Tanto che in molti alberghi o grandi edifici non esiste il piano numero 13. L’aspetto buffo di questa superstizione è il fatto che il 13° piano continuerà a esserci.

 Dagli esempi riportati sembra si tratti di un meccanismo mentale alla fin fine molto innocuo. Non è proprio così: si tratta del medesimo ragionamento che possiamo essere spinti a compiere quando non esaminiamo tutte le concause di un incidente. Soffermandoci solo su quelle che appaino più dirette: appunto, che appaiono!

Memoria

Memoria

La memoria risiede al centro della nostra identità, stabilendo una singola, continua percezione di noi stessi. Possiamo quindi dire che la memoria garantisce la continuità della nostra vita. Ci fornisce un quadro coerente del passato che colloca in prospettiva le esperienze in corso. Un quadro che può non essere razionale o accurato, ma che comunque permane. Senza la forza agglomerante della memoria, le esperienze sarebbero scisse in tanti frammenti quanti sono i momenti della vita.

Senza la possibilità di compiere viaggi mentali nel tempo, conferita dalla memoria, non avremmo consapevolezza della nostra storia personale. Questo ci impedirebbe anche di ricordare le gioie che fungono da nette pietre miliari della nostra esistenza.

La memoria non è una videoregistrazione

D’altra parte, questa stessa memoria non è certo un’accurata videoregistrazione di ogni singolo momento della vostra vita. Si tratta di un fragile stato cerebrale di un tempo passato che deve essere resuscitato perché ce ne possiamo ricordare. Certo dimentichiamo molte cose, ma il nemico del ricordo non è il tempo ma gli altri ricordi. Ogni nuovo avvenimento stabilisce nuove connessioni tra il numero finito dei neuroni. Il fatto sorprendente è che un ricordo sbiadito a noi non appare tale: noi crediamo, o perlomeno presupponiamo, che l’intero quadro sia ancora là. Il problema è che questa ricostruzione  può talvolta confinare con la mitologia. Quando passiamo in rassegna i ricordi della nostra vita, dovremmo farlo con la consapevolezza che non tutti i particolari sono accurati. Alcuni di essi provengono da storie su noi stessi che la gente ci ha raccontato; altri sono influenzati da quello che pensavamo avrebbe dovuto accadere.

Quindi nulla da stupirci se, anche a fronte di uno stesso evento, i testimoni lo ricordano in modo diverso. È come se ogni cervello stesse raccontando una storia leggermente diversa. Perché i loro cervelli, che sono diversi, hanno esperienze soggettive diverse.

 Viaggiare nel futuro per decidere

Oltre a ricordare il passato, la memoria ha la funzione di farci viaggiare anche nel futuro, grazie alle esperienza passate.

Bertoli si cantava come “un guerriero senza patria e senza spada/con un piede nel passato/ e lo sguardo diritto nel futuro”. Lewis Carol ha scritto “è una memoria ben misera quella che ricorda solo quello che è già avvenuto”.

Quindi, quando siamo alle prese con una decisione, il nostro cervello si proietta nel futuro. Con i lobi prefrontali e frontali simula i diversi risultati per generare un modello di come potrebbe essere il nostro futuro. Questo permette, ad esempio, di stimare quale sarebbe l’esito in ciascuno di quei potenziali futuri.

Certo non si tratta di previsioni perfettamente accurate perché ogni previsione è basata solo sulle proprie esperienze passate e sugli attuali modelli di come va il mondo. Ecco perché è importante elaborare le esperienze che stiamo vivendo. In questo modo ci diamo una possibilità in più di affrontare il futuro con meno ansia e meno condizionamenti.