La e-mail è da tempo uno strumento importante nella comunicazione aziendale. La modalità di lavoro non in presenza ha solo accentuato questa tendenza mostrandone vantaggi e limiti. Visto che l’esperienza, come sempre insegna, vediamo come inquadrare positivamente l’utilizzo di questo strumento di comunicazione aziendale.

Vantaggi dell’utilizzo della e-mail

 La e-mail ha indubbi vantaggi:

• velocità;
• non necessita di essere stampata, come le tradizionali comunicazioni interne e riduce i consumi di carta. Aspetto rilevante sia sul piano economico sia per quanto riguarda il consumo di materie prime per produrla;
• al bisogno è più facilmente reperibile del documento cartaceo, senza considerare la complessità dell’archiviazione di quest’ultimo;
• la si può inviare a qualsiasi ora e con molti mezzi.

E-mail e lavoro a distanza

Vi sono alcuni aspetti relativi all’aumento dell’utilizzo delle e-mail che vanno però attentamente considerati. Sintetizzando i risultati di innumerevoli ricerche in questo campo possiamo osservare che:

• esiste una diversa tendenza alla risposta legata all’età. Molte ricerche stanno mostrando che un lavoratore giovane manifesta la tendenza alla risposta maggiore di un senior;
• la lunghezza del testo influisce negativamente sulla percentuale di risposta;
• la e-mail indirizzata a una specifica persona la spinge a rispondere in modo significativamente maggiore rispetto alla stessa inviata a un gruppo. Tanto più se nella forma del “per conoscenza”.

Certamente esistono degli strumenti per supplire ad alcune di queste caratteristiche, ma non sono scevri loro stessi da limiti. Si pensi a titolo di esempio ai server di posta elettronica che segnalano l’arrivo dei nuovi messaggi e possono creare distrazione e l’ansia della risposta. Aspetto tanto più rilevante se siamo alle prese con un altro impegno. 

Alcune indicazioni

Alcune prime indicazioni per non divenire “schiavi” delle e-mail. Sul contenuto del testo torneremo in seguito:

• ridurre il loro numero;
• evitare di essere prolissi nel testo;
• evitare per quanto possibile il cc in quanto non permettono di capire, per l’interlocutore, la necessità di una risposta e riempiono la casella di posta;
• indicare con la maggior precisione possibili il titolo della e-mail, fondamentale che l’oggetto sia chiaro e definisca lo scopo del messaggio.

Per i senior meglio una telefonata se si vuole una risposta.