
E-mail come strumento
La e-mail è da tempo uno strumento importante nella comunicazione aziendale. La modalità di lavoro non in presenza ha solo accentuato questa tendenza mostrandone vantaggi e limiti. Visto che l’esperienza, come sempre insegna, vediamo come inquadrare positivamente l’utilizzo di questo strumento di comunicazione aziendale.
Vantaggi dell’utilizzo della e-mail
La e-mail ha indubbi vantaggi:
- velocità;
- non necessita di essere stampata, come le tradizionali comunicazioni interne e riduce i consumi di carta. Aspetto rilevante sia sul piano economico sia per quanto riguarda il consumo di materie prime per produrla;
- al bisogno è più facilmente reperibile del documento cartaceo, senza considerare la complessità dell’archiviazione di quest’ultimo;
- la si può inviare a qualsiasi ora e con molti mezzi.
E-mail e lavoro a distanza
Vi sono alcuni aspetti relativi all’aumento dell’utilizzo delle e-mail che vanno però attentamente considerati. Sintetizzando i risultati di innumerevoli ricerche in questo campo possiamo osservare che:
- esiste una diversa tendenza alla risposta legata all’età. Molte ricerche stanno mostrando che un lavoratore giovane manifesta la tendenza alla risposta maggiore di un senior;
- la lunghezza del testo influisce negativamente sulla percentuale di risposta;
- la e-mail indirizzata a una specifica persona la spinge a rispondere in modo significativamente maggiore rispetto alla stessa inviata a un gruppo. Tanto più se nella forma del “per conoscenza”.
Certamente esistono degli strumenti per supplire ad alcune di queste caratteristiche, ma non sono scevri loro stessi da limiti. Si pensi a titolo di esempio ai server di posta elettronica che segnalano l’arrivo dei nuovi messaggi e possono creare distrazione e l’ansia della risposta. Aspetto tanto più rilevante se siamo alle prese con un altro impegno.
Alcune indicazioni
Alcune prime indicazioni per non divenire “schiavi” delle e-mail. Sul contenuto del testo torneremo in seguito:
- ridurre il loro numero;
- evitare di essere prolissi nel testo;
- evitare per quanto possibile il cc in quanto non permettono di capire, per l’interlocutore, la necessità di una risposta e riempiono la casella di posta;
- indicare con la maggior precisione possibili il titolo della e-mail, fondamentale che l’oggetto sia chiaro e definisca lo scopo del messaggio.
Per i senior meglio una telefonata se si vuole una risposta.