Pianificare con accuratezza è uno dei compiti più difficili.

Ce ne accorgiamo ogni qual volta programmiamo di realizzare un progetto nuovo, che si tratti di una dieta, del rimettersi in forma o di imparare una lingua straniera o di un progetto di lavoro.

Lo scacco matto di molti progetti sta nel sottovalutare i tempi effettivamente necessari per raggiungere il risultato. Solitamente, non sono errati i risultati, ma la pianificazione dei tempi e le previsioni.

Motterlini (2008) ricorda la “Legge di Hofstadter”che recita “per fare una cosa ci vuole sempre più tempo di quanto si pensi, anche tenendo conto della Legge di Hofstadter”.

In altri termini, ogni programmazione rischia di fallire a causa dei tempi previsti per l’attuazione, che sono sempre più lunghi di quanto si desideri anche quando, e questo è il paradosso della Legge di Hofstadter, si tiene conto che siano lunghi.

Difficoltà a pianificare

La difficoltà di pianificare con accuratezza è stata analizzata da Buehler, Griffin e Ross (1994).

Gli autori mettono in luce che le persone:

• sottovalutano i tempi propri per completare un programma, ma non quello degli altri,
• per generare le loro previsioni si basano prevalentemente sugli scenari presenti e non utilizzano efficacemente le passate esperienze,
• attribuiscono gli insuccessi passati a fattori esterni o transitori e questo porta a diminuire la possibilità di imparare dai propri errori.

Messa così sembra che quando facciamo delle previsioni e delle pianificazioni ci troviamo inesorabilmente sotto lo scacco di questi limiti.

Lo spacchettamento

Arrendersi dunque! No, perché possiamo prendere a prestito quanto scrivono Rottensteich e Tversky (1997) circa la possibilità di utilizzare la strategia dello spacchettamento. Gli autori scrivono che la probabilità di giudicare i tempi per realizzare un evento generalmente aumenta quando la sua descrizione viene scompattata in componenti disgiunte.

Adottando questa prospettiva, spacchettiamo tutti i passaggi previsti all’interno di un progetto e così sarà possibile ottenere una valutazione più attenta sia della probabilità di realizzarlo, sia del tempo necessario per farlo. In questo modo tappe e tempi previsti inevitabilmente aumenteranno. Ma saranno più rispondenti alla realtà e ci si esporrà molto meno al rischio della demotivazione che interviene quando si constata di non aver conseguito i risultati nei tempi previsti.

Perciò “anno nuovo, vita nuova” può funzionare se riusciamo a valutare con accuratezza i veri tempi per realizzare le aspettative connesse a questa frase. Insegnamento molto più importante se lo colleghiamo non tanto a un semplice progetto di dieta, bensì alla complessa e decisiva esigenza di pianificare con accuratezza l’organizzazione di un progetto aziendale.

 Bibliografia

Buehler R., Griffin D. & Ross M. (1994), Exploring the Planning Fallacy: Why perplesso underestimate their task completion times, Journal of Personality and Social Psychology, 67 (3), 366-381.

Motterlini M. (2008), Trappole mentali. Come difendersi dalle proprie illusioni e dagli inganni altrui, BUR, Milano.

Rottensteich Y. & Tversky A. (1997), Unpacking, repacking and anchoring: advances in support theory, Psychological Review, 104, 406-415.